Русский языкКультура речиКультура делового письмаРазработка структуры делового письма и его вступление
С чего лучше начать подготовку делового письма?
Какова тема Вашего письма? Кто его будет читать? Чего Вы хотите добиться этим письмом? — вот вопросы, на которые следует ответить до того, как Вы начнете подготовку письма. И вновь подумайте, нужна ли Вам и Вашему адресату информация именно в виде письма, поскольку на его подготовку Вы затратите время и средства.
Какой должна быть структура делового письма?
Каждое письмо, даже самое короткое, имеет четко определенную структуру. Типовая структура делового письма приведена на рисунке:
О стандартных элементах оформления писем мы подробнее поговорим в одном из следующих разделов данной главы. Здесь мы остановимся на внутренней структуре делового письма. Как видно из приведенной схемы, эта структура всегда содержит вступление, главную часть и заключение.
Деловое письмо должно быть кратким. Зачем тогда нужно вступление?
Действительно, всегда есть соблазн сразу перейти к теме сообщения. Сдержите его. Представьте, что Ваше письмо уже на столе у получателя в куче другой неотложной корреспонденции. Звонит телефон, а у двери кабинета ожидают посетители. Как помочь занятому получателю выбрать время именно для Вашего письма? Вот здесь и нужно вступление, прочитав которое, получатель будет точно знать, о чем Ваше письмо.
Как лучше составить вступление?
Во-первых, включите во вступление краткий заголовок. Фактически это тема письма, которая должна как можно короче идентифицировать цель письма, будучи напечатанной полужирным шрифтом. Например:
О заключении контракта на поставку ксерокса АТ315.
Во-вторых, не забудьте о персональном обращении. Мы уже упоминали об этом в предыдущей главе. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя личные знакомства и т.д. Проверьте правильность написания имени и должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Помимо официальной должности и адреса в «шапке» письма, получателю всегда будет приятно увидеть свое имя во вступительной части. Например, «Уважаемая Светлана Ивановна!»
В-третьих, предусмотрите связь. Используйте начальные строки письма для ссылки на последний контакт с получателем, даже если он не был связан напрямую с темой Вашего письма. Типовыми начальными строками могут быть:
«Не далее, как в своем письме от 16 марта ...», «Благодарю Вас за факс, датированный 3 апреля...», «Обращаюсь с письмом в связи со вчерашним совещанием...».
Милехина Е. Стратегия письменных коммуникаций, 2004.
 |
 |
Средства массовой информации подразделяются на визуальные (периодическая печать), ауд...
|
 |
|
Основной целью дискурса в СМИ, в том числе в периодической печати, является передача ...
|
 |
|
21.11.2024
Исполняется 330 лет со дня рождения великого французского мыслителя, писателя и публи ...
|
 |
|
26.11.2024
Информация – одна из главных составляющих жизни человека. 26 ноября «День информации» ...
|
